SON im Projekteinsatz
KOMPETENTE UNTERSTÜTZUNG BEI DER EINFÜHRUNG, ANPASSUNG UND BEIM BETRIEB VON SOCIAL OFFICENET
Social OfficeNet kann als bundeseigene Software von berechtigten Behörden lizenzkostenfrei bezogen und eingesetzt werden. Die Rolle des „Product Owners“ und Lizenzgebers wird derzeit vom Bundesverwaltungsamt (BVA) wahrgenommen. SEITENBAU unterstützt Sie als Rahmenvertragspartner bei der Anpassung und Einführung von OfficeNet in Ihrer Institution.
Der OfficeNet Rahmenvertrag
Für OfficeNet besteht ein Rahmenvertrag des Bundes mit SEITENBAU. Dieser ermöglicht die einfache Beschaffung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen durch berechtigte Behörden. Der Rahmenvertrag (B14.22 – 0348/19) wird auf Anfrage durch den Product Owner zur Verfügung gestellt und hat aktuell eine Laufzeit bis Oktober 2024. Er ist nicht im Kaufhaus des Bundes verfügbar.
Berechtigte Behörden
Die Entscheidung über die Weitergabe der Software an interessierte Behörden erfolgt durch den Product Owner als Rechteinhaber. Folgende Institutionen des Bundes sind laut Rahmenvertrag grundsätzlich einsatzberechtigt:
Dienststellen und sonstige Einrichtungen der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung, unabhängig von ihrer Rechtsform, einschließlich deren öffentlich-rechtliche Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts
Eigenbetriebe und wirtschaftliche Unternehmen des Bundes, z.B. des Bundesministeriums des Inneren, anderer Bundesministerien sowie von öffentlich-rechtlichen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts
Unternehmen, an deren Kapital oder Gewinn der Bund zu mindestens 50 % beteiligt ist
institutionell zu mindestens 50 % aus Bundesmitteln geförderte Zuwendungsempfänger
Einrichtungen mit Forschungsaufgaben und Forschungseinrichtungen des Bundes bzw. mit mindestens 50 % Bundesbeteiligung
Gerichte und sonstige Einrichtungen der Judikative des Bundes sowie
Verfassungs- und Gesetzgebungsorgane des Bundes
Grundsätzlich nutzungsberechtigt sind zudem Institutionen und Einrichtungen von Ländern und Kommunen, die den Rahmen und die Vorgaben der Kieler Beschlüsse erfüllen.
Übersicht der Kosten/Aufwände für einen Einsatz von OfficeNet
Entwicklungsbeiträge
Für OfficeNet fallen keine Lizenzkosten an. Dafür leisten alle nutzenden Institutionen einen im Rahmenvertrag verankerten, jährlichen Entwicklungsbeitrag zur Finanzierung der gemeinschaftlichen Pflege und Weiterentwicklung. Die Entwicklungsbeiträge fließen zu 100% direkt ins Produkt. Die Höhe des jeweiligen Entwicklungsbeitrags bemisst sich in Abhängigkeit von der Anzahl der Anwender*innen der Behörde. Die Entwicklungsbeiträge werden über die Supportverträgen der Behörden mit dem Rahmenvertragspartner abgerechnet. Die Verwendung wird durch den Product Owner in Abstimmung mit den Behörden festgelegt und kontrolliert.
Unterstützung bei der Produkteinführung
Mit SEITENBAU steht Ihnen ein erfahrener Partner für Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Rahmen der Produkteinführung zur Verfügung. Hierbei ist mit einmaligen Kosten für die Unterstützung bei der Anpassung, der Implementierung sowie der Installation des Systems zu rechnen. Wir bieten folgende Dienstleistungen bei der Einführung von SON an:
Beratung/Konzeption
Konfiguration/Customizing
Entwicklung von Zusatzfunktionen
Datenmigration
Einrichtung der Betriebsumgebung
Schulungen
Die Tagessätze für alle Leistungen sind im OfficeNet Rahmenvertrag festgelegt.
Individuelle Anpassungen und Erweiterungen
Obwohl SON die typischen Anforderungen an Behörden-Intranets „out-of-the-box“ abdeckt, ergeben sich in Einführungsprojekten teils zusätzliche, projektspezifische Anforderungen:
Neben der funktionalen Konfiguration der bestehenden Module, kann das Look&Feel von SON durch Austausch von Logos und Schmuckfarben über die Portal-Oberfläche angepasst werden. Zur projektübergreifenden Sicherstellung der Barrierefreiheit, der mobilen Nutzung, der Usability und der Übertragbarkeit von Handbüchern und Video-Tutorials ist die projektspezifische Anpassbarkeit der SON Oberflächen aber bewusst begrenzt worden.
Sehr spezifische Anforderungen oder Schnittstellen können in SON im Rahmen der Microservice-artigen Architektur über projektspezifische Zusatzservices umgesetzt werden.
Auch zusätzliche Anforderungen an bestehende Kernfunktionen oder zusätzliche, allgemein sinnvolle Module lassen sich im Rahmen einer Projekteinführung umsetzen. Hier gilt das „AhA-Prinzip“ (Alle helfen allen). Das bedeutet, dass Anpassungen und Erweiterungen von Kernfeatures mit dem Product Owner abgestimmt werden und dass diese anschließend als Teil der SON Kernsoftware allen Nutzern lizenzkostenfrei zur Verfügung stehen.
Support
Als Rahmenvertragspartner leisten wir für alle Behörden einen zuverlässigen, individuellen Projektsupport durch erfahrene Mitarbeiter*innen an unserem Standort in Deutschland. Für diese Supportunterstützung berechnen wir eine monatliche Gebühr in Abhängigkeit der Anzahl Anwender*innen und einigen weiteren Parametern. Die genauen Konditionen sind im OfficeNet Rahmenvertrag festgelegt. Unser Support umfasst dabei folgende Leistungen:
Supportbereitschaft mit Online Ticket-System
Spiegelsystem mit ihrer Projektkonfiguration
Störungsanalyse und Störungsbeseitigung
Lieferung von Patches und Updates
Lieferung von Upgrades
Bewährter Projektablauf
Jede Institution, die SON nutzt, hat ihre eigenen Prozesse und speziellen Anforderungen an den Projektablauf. Trotzdem können wir aus der Erfahrung vieler erfolgreicher Projekte mit OfficeNet/SON zur Orientierung einen typischen Projektablauf skizzieren:
a) Spezifikationsphase (ca. 1 bis 2 Monate)
2-tägiger Anforderungsworkshop zum Abgleich Ihrer Anforderungen mit den Standardfunktionen von OfficeNet
Zusammenfassung und Abstimmung der Workshop-Ergebnisse als stichpunktartiges Pflichtenheft für die Konfiguration und Anpassung der Anwendung an Ihren Einsatzzweck
Aufwandsschätzung und Kostenvoranschlag
Beauftragung, i.d.R. über EVB-IT Dienstleistungsvertrag
b) Umsetzungsphase (ca. 2 bis 6 Monate)
Umsetzung der Konfiguration gemäß Pflichtenheft
Optional: Bereitstellung der angepassten SON Version über ein durch SEITENBAU gehostetes Preview-System, erste Tests durch den Kunden
Optional: Umsetzung individueller Software-Erweiterungen
Paketierung und Auslieferung des angepassten SON Haupt-Releases
c) Betriebsinfrastruktur (teils parallel zur Umsetzungsphase, ca. 1 Monat)
Bereitstellung der Hardwareumgebung und Umsysteme (v.a. Datenbank-Server, Benutzerverzeichnis) für Test- und Produktivsystem
Installation der Laufzeitumgebung, Vorbereitung der Systeme für die SON Installation (u.a. Docker Daemon)
Installation des angepassten SON Haupt-Releases
d) Vorbereitung Go Live (Dauer individuell)
Tests des Systems in der Umgebung des Kunden
Vorbereitung der Grundstrukturen und initialen Inhalte
Ggf. Einspielen von Patch-Releases zur Änderung von Konfigurationen oder Behebung von Fehlern
Durchführung von Schulungen für die zentral Verantwortlichen und die Redaktion
Eingabe/Übernahme der initialen Inhalte
Beta-Launch
Kommunikative Vorbereitung der Einführung
e) Einführung
Übergang vom bisherigen System zu SON, ggf. Content Freeze, ggf. zunächst Parallelbetrieb
Beginn des SON Produktivbetriebs
f) Laufender Betrieb
Testen und Einspielen neuer SON Haupt-Releases mit zusätzlichen Funktionen
Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im OfficeNet Fachverbund
Alle Behörden, die OfficeNet einsetzen, werden dadurch Mitglied im Fachverbund. Als Teil des Fachverbunds kann sich jede Behörde aktiv in die Weiterentwicklung der Software einbringen und damit die Roadmap mitgestalten. Außerdem unterstützen sich die Behörden im Fachverbund gegenseitig und profitieren durch den Austausch ihrer jeweiligen Erfahrungen mit OfficeNet selbst sowie zu fachlichen, technischen und organisatorischen Themen.
Als Mitglied des Fachverbunds stehen Ihnen folgende Möglichkeiten offen:
Teilnahme an den meist halbjährlichen Tagungen des Fachverbunds
Mitwirkung bei der Roadmap-Planung und Priorisierung von Entwicklungszielen
Teilnahme an Workshops und anderen Formaten zur Spezifikation von Anforderungen
Teilnahme eines Vertreters an agilen Ritualen der SON Entwicklung (v.a. Sprint-Reviews)
Zugriff auf ON Stage, der Plattform zur digitalen Zusammenarbeit des Fachverbunds mit zahlreichen Dokumentationen, Foren usw.
Zugriff auf den SON Preview-Server zum Ausprobieren aktueller Sprint-Releases von SON
Die Rolle von SEITENBAU
SEITENBAU nimmt als Rahmenvertragspartner für OfficeNet folgende Aufgaben wahr:
Unterstützung des Product Owners bei der Produktstrategie, Roadmap-Planung, Product Design und Anforderungsspezifikation
Weiterentwicklung und Pflege der OfficeNet Kernsoftware mit mehreren crossfunktionalen Teams
Beratung und Unterstützung von Behörden bei der Anpassung, der Einführung und beim Einsatz von OfficeNet
Technischer und fachlicher Support der Behörden beim Betrieb von OfficeNet