RÄUME FÜR GEMEINSAME ARBEIT SCHAFFEN

SON ermöglicht die einfache Einrichtung unterschiedlicher Arten von Gruppenräumen für eine unkomplizierte und spontane digitale Zusammenarbeit in Teams.

Gruppenräume

Je nach Rechtekonfiguration, können die Beschäftigten Gruppenräume zur digitalen Zusammenarbeit direkt selbst anlegen oder deren Einrichtung beantragen. Es stehen drei unterschiedliche Arten von Gruppenräumen zur Verfügung:

• Sichtbare Gruppenräume mit freier Beitrittsmöglichkeit für allgemeine, nicht vertrauliche Themen

• Sichtbare Gruppenräume mit kontrolliertem Beitritt (nur per Antrag oder auf Einladung) für Themen mit beschränktem Teilnehmerkreis

• Unsichtbare Gruppenräume mit eingeschränktem Beitritt nur auf Einladung für vertrauliche Themen

Der wesentliche Unterschied von Gruppenräumen zu Organisationseinheiten und anderen Arten von Bereichen eines SON-Portals besteht darin, dass die Mitgliedschaft dezentral durch den Gruppenraum selbst verwaltet wird, und nicht durch offizielle Zuordnungen vorgegeben ist. Gruppenräume können als Plattform für unterschiedlichste Kollaborationsanforderungen dienen: für offizielle Projekt- oder Arbeitsgruppen, über Communities of Practice, Betriebssportgruppen oder Gewerkschaften bis hin zu privaten Interessengruppen der Beschäftigten.

Die Mitglieder können Gruppenräumen mit unterschiedlichen Rollen angehören. So lassen sich Rechte innerhalb eines Gruppenraums differenzieren. Beispielsweise können nur Gruppenraum Koordinatoren neue Mitglieder zu beschränkten Gruppenräumen einladen. Beim Einsatz von SON als Extranet-Plattform lassen sich auch zusätzliche Personen per E-Mail gleichzeitig als neue Nutzer des Portals und direkt zu einem bestimmten Gruppenraum einladen.

Die Mitglieder jedes Gruppenraums bilden im SON Portal automatisch eine eigene Gruppe, die sich zur Vergabe von Leserechten oder auch zur Personalisierung, wie z.B. zur Adressierung von Meldungen nutzen lässt. Die Sichtbarkeit von einzelnen Unterseiten eines sichtbaren Gruppenraums kann entweder auf die Mitglieder des Gruppenraums beschränkt werden oder auch für alle Anwender*innen geöffnet werden.

In jedem Gruppenraum stehen alle in SON enthaltenen Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit und zum Wissensmanagement zur Verfügung, insbesondere:

• Mitgliederliste des Gruppenraums mit Kontaktdaten, Mitgliederverwaltung

• Meldungen

• Termine

• Gemeinsame Dateien

• Forum

• Wiki

• Blog

• FAQs

• Redaktionelle Inhalte

Hinweis: Diese Funktionen stehen in SON nicht nur in Gruppenräumen sondern auch in anderen Bereichen des Portals wie Organisationseinheiten oder offiziellen Themen zur Verfügung.

Gruppenraum zum Thema Barrierefreiheit auf einem SON-Test-System von SEITENBAU

Termine

Gruppenräume und andere Arten von Bereichen können in SON Terminlisten nutzen. Aktuelle Termine werden den leseberechtigten Anwender*innen nicht nur im jeweiligen Bereich, sondern auch direkt auf der Startseite des Portals angezeigt.

Die Termin-Funktionalität von SON ist ausdrücklich nicht als Alternative zu eine Groupware-Anwendung wie Outlook und auch nicht für umfassende persönliche Kalender gedacht. Es geht vielmehr darum, dass Termine für Gruppenräume, Themen oder Organisationseinheiten einfach und schnell im Portal eingestellt und veröffentlicht werden können. Zu jedem Termin können im Portal bei Bedarf auch ausführliche Informationen wie Bilder, Dateianhänge, Beschreibungstexte oder Videos hinterlegt werden. Die Anwender*innen können sich Termine per Knopfdruck mittels ical-Export in den persönlichen Kalender ihrer Groupware-Anwendung importieren. Als Termin-Ort können auch Videokonferenzräume in externen Systemen wie z.B. Skype for Business verknüpft werden, per Knopfdruck etwa der im Profil des Anwenders hinterlegte persönliche Videokonferenzraum.

SON Terminlisten sind insbesondere zur Veröffentlichung von Termine und Veranstaltungen geeignet, die im Portal auch auf längere Zeit mit Zusatzinhalten dokumentiert und dort wiedergefunden werden sollen.

Foren

Ein einfaches, aber sehr effektives Instrument für fachliche Diskussionen und Meinungsaustausch sind Foren und Schwarze Bretter, die in SON sehr einfach angelegt und gezielt angeboten werden können. Dabei kann auch sehr gut über Fragen an die Gesamtheit der Anwender*innen die „Weisheit der Vielen“ (Schwarmintelligenz) genutzt werden.

Solche Foren sind in SON standardmäßig als Funktion vorhanden und werden aktuell noch als Modul der Vorgängerversion ON2 eingebunden.

Umfragen

Umfragen sind ein weiteres Instrument, das die Zusammenarbeit sowohl innerhalb von Teams, als auch in größeren Kontexten bis hin zur gesamten Organisation, erheblich erleichtert. Hierbei werden in SON folgende Funktionen bereitgestellt:

• Verschiedene Teilnahmeoptionen: anonyme Teilnahme ohne personelle Zuordnung zu Datensätzen, offene Teilnahme, mehrmalige Teilnahme

• Mehrere Fragetypen: Pflichtfragen, Standard- und Matrixfragen mit Einfach- und Mehrfachantwort, Fragen mit Freitext

• Mehrere inhaltlich unterschiedliche Fragebögen in einer Umfrage möglich

• Anzeigeoptionen der Auswertung: Zwischenauswertung nach Teilnahme, Auswertung nach Beendigung der Umfrage, keine veröffentlichte Auswertung

• Ausgabe der Auswertung als PDF, Excel, Stichprobenauswertung auch möglich

Für Umfragen wird in SON aktuell noch das Modul der Vorgängerversion ON2 eingebunden

Formularanwendungen

Für einfache Listen- und Formularanwendungen bietet SON einen Formulardesigner, der das Erstellen und Veröffentlichen solcher individuell gestalteter Anwendungen ermöglicht. Dieser bietet folgende Features:

• Bereitstellung von E-Mail-Formularen, Formular-basierten Datenbankanwendungen, Workflow-gesteuerten Formularanwendungen

• Rechtegesteuerter Zugriff auf einzelne Formularanwendungen

• Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten

• Abonnement von Formularen, um zeitnah Informationen über neu eingegeben Datensätze zu bekommen

Die Formularanwendung wird in SON aktuell noch als Modul der Vorgängerversion ON2 eingebunden.

Raum - und Ressourcenverwaltung

SON verfügt auch über eine eigene Raum- und Ressourcenverwaltung, die folgende Funktionen unterstützt:

• Rechtegesteuertes Modul bzgl. lesen, beantragen, durchführen, bearbeiten und löschen von Buchungen

• Einzel – und Serienbuchungen über Telefon, E-Mail oder Online-Formular möglich

• Standortübergreifende Raumreservierungen möglich

Die Raum- und Ressourcenverwaltung wird in SON aktuell noch als Modul der Vorgängerversion ON2 eingebunden.