Sitzungen ohne Aktenberge

Digitale Sitzungsplanung für die Bundesverwaltung mit der neuen „eMappe“

Für die elektronische Unterstützung der Kabinettssitzungen im Bundeskanzleramt hatte SEITENBAU bereits 2018 die sogenannte Elektronische Kabinettsmappe (eKM) entwickelt. Mit deren Hilfe können Kabinettsmitglieder ohne Berge gedruckter Unterlagen alle Hintergrundinformationen zu aktuellen Besprechungspunkten auf ihrem Tablet einsehen und kommentieren. Bei 40–45 Kabinettssitzungen pro Jahr bedeutet das: Zehntausende Seiten Papier müssen nicht gedruckt und fristgerecht an alle Sitzungsteilnehmer*innen verteilt werden. Dementsprechend beliebt ist die Lösung bei den Nutzenden.

Kleiner Aufwand – große Wirkung: In drei Monaten vom Anforderungsworkshop zur Auslieferung

Neben den Kabinettssitzungen existieren viele andere Termine und Sitzungen im Regierungsalltag, die ähnliche Prozesse bei Terminplanung und Verteilung von Unterlagen haben. Nicht zuletzt getrieben von der Pandemie hatte der Kunde den Wunsch, auch andere Sitzungen digital planen und vorbereiten zu können.

SEITENBAU hat die Synergien mit der eKM erkannt und gemeinsam mit dem Kunden bestmöglich genutzt. Mit agilen Methoden und einem pragmatischen MVP-Ansatz konnte dem Kunden nach drei Monaten eine lauffähige Lösung ausgeliefert werden – die eMappe.

Mit dem Tool können nun viele weitere Nutzer*innen in der Bundesverwaltung ihre Termine und Sitzungen digital planen und vorbereiten. Damit unser Kunde, das Bundeskanzleramt, möglichst viele neue Nutzer*innen von der eMappe begeistern kann, haben wir kurzerhand gemeinsam mit der Firma „animarco“ eine Reihe von Erklärvideos produziert.