Horizontale Vernetzung und Lösungen für vertikales Wissensmanagement

Die Berliner Verwaltung  hat ein horizontales Portal zum Aufbau von Fachnetzwerken zwischen verschiedenen Behörden sowie eine vertikale Standard-Lösung zur Verbesserung des Wissensmanagements in einzelnen Behörden eingeführt. Beide Lösungen setzen technologisch auf die Portal-Lösung BVA OfficeNet2 (ON2 )auf.

ON2 wurde von SEITENBAU in enger Zusammenarbeit mit dem Bundesverwaltungsamt entwickelt. Die modulare Portal-Lösung ist sehr vielseitig einsetzbar und wurde speziell auf den Einsatz in Behörden hin entwickelt. Bisher nutzen mehr als 30 Behörden ON2  sehr erfolgreich für  Social Intranets, Mitarbeiterportale und Wissensmanagement-Systeme.

Das Land Berlin nutzt das System seit kurzem für zwei verschiedene Einsatzszenarien. Zum einen können nun sämtliche Behörden der Haupt- und Bezirksverwaltungen Berlin in einem horizontalen Portal sogenannte Fachnetzwerke erstellen und dort in virtuellen Team-Rooms zusammenarbeiten und kommunizieren. Zum anderen wurde eine vertikale Wissensmanagement-Plattform etabliert, die bereits in drei Behörden als Intranet genutzt wird.

Für die Auswahl von ON2 für den Behörden übergreifenden, horizontalen Einsatz, waren unter anderem  die umfangreichen Collaboration-Mechanismen und die extrem einfache Erstellung und individuelle Ausgestaltung von virtuellen Team-Rooms ausschlaggebend. Ein weiteres KO-Kriterium war die dezentrale Administration inklusive einfaches Anlegen von Benutzern aus unterschiedlichen Behörden. So können Fachnetzwerke in kürzester Zeit erstellt, den Anforderungen entsprechend eingerichtet und umgehend genutzt werden.

Bereits nach kurzer Zeit haben sich zahlreiche  Fachnetzwerke im Portal etabliert, die nun eng  und effizient zusammenarbeiten. Die Leiter der Fachnetzwerke können dabei auch  externe Experten schnell und unbürokratisch in die Netzwerke einbinden und im Portal anlegen.

Für die vertikalen Plattformen, die vor allem für das Wissensmanagement in einzelnen Behörden vorgesehen sind, werden vor allem die vielfältigen Personalisierungsfunktionen, die mehrdimensionale Verknüpfung von Aufgaben-, und Organisationsstruktur sowie  Standorten, das dynamische Organigramm und die Suchmechanismen genutzt. Dies wurde in einer sogenannten Blaupause abgebildet, die nun auch direkt in drei Behörden eingerichtet wurde.

Die Behördenportale werden in der neu geschaffenen Berliner Landes-Cloud von dem ITDZ Berlin sicher gehosted  und werden ebenfalls sehr intensiv und erfolgreich in den Behörden genutzt. Bereits kurz nach dem Roll-Out der ersten drei Implementierungen gibt es mehrere Anfragen von Behörden der Berliner Verwaltungen, die ebenfalls auf das System setzen wollen.