SEITENBAU
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Senatsverwaltung Berlin

Optimierung des Wissensmanagements in Behörden und Aufbau von Fachnetzwerken

Eine Portal-Lösung für die Berliner Landesverwaltung – Vertikales Wissensmanagement in Behörden und Aufbau horizontaler Fachnetzwerke

Die Verwaltung von Berlin ist weit mehr als eine einfache Stadtverwaltung. Denn Berlin ist nicht nur eine sehr große Stadt mit vielen Bezirken und Hauptstadt der Bundesrepublik Deutschland. Berlin ist auch ein Land mit allen Institutionen einer Landesverwaltung.


Dementsprechend ist die Berliner Verwaltung in eine Hauptverwaltung und eine Bezirksverwaltung gegliedert. Die Hauptverwaltung besteht aus den Senatsverwaltungen sowie den ihnen nachgeordneten Behörden und nicht rechtsfähigen Anstalten. Die Bezirksverwaltung wiederum ist in zwölf Bezirksverwaltungen einschließlich der ihnen nachgeordneten nicht rechtsfähigen Anstalten und der unter ihrer Aufsicht stehenden Eigenbetriebe gegliedert.

Dass bei einer solchen Fülle unterschiedlichster Behörden die Bereitstellung von praktikablen Lösungen für die Zusammenarbeit zwischen Institutionen in den Bezirken und der Senatsverwaltung ebenso notwendig wie anspruchsvoll ist, versteht sich von selbst. Und so stand Joachim Eckert von der Senatsverwaltung Inneres und Sport im Sommer 2015 den Auftrag bekam, eine Portal-Lösung für ein effizientes Wissensmanagement und zur Förderung der Zusammenarbeit in behördenübergreifenden Fachnetzwerken innerhalb der gesamten Berliner Verwaltung aufzubauen, vor einer großen Herausforderung.

Dass die hohe Komplexität der Verwaltungsstrukturen nach einer einfachen und unkomplizierten Lösung verlangte, war dabei von Anfang an eine der Grundideen bei der Suche nach einer geeigneten technologischen Plattform. Die organisatorischen und anwendungstechnischen Zugangshürden für die Mitarbeiter in den teilnehmenden Behörden mussten niedrig sein. Das Gesamtprojekt durfte den begrenzten Budgetrahmen nicht sprengen. Zudem sollte das System idealerweise auch für ein behördeninternes Wissensmanagement geeignet sein. Und natürlich sollte alles möglichst schnell gehen.

Als erster Schritt musste eine Auswahl und Evaluation in Frage kommender technischer Plattformen durchgeführt werden. Da die funktionalen Anforderungen für eine rein CMS-basierte Lösung zu umfangreich waren, standen zunächst nur zwei proprietäre Portalsysteme in der engeren Auswahl. Da wurde Joachim Eckert auf einer Informationsveranstaltung des Bundesverwaltungsamtes, dem „Praxistag Wissensmanagement“ im Bundespresseamt, auf eine weitere Portal-Lösung aufmerksam: die Behördenlösung BVA OfficeNet 2 (ON2) schien alles mitzubringen, was für das Berliner Portal-Projekt nötig war.

Die umgehend durchgeführte Evaluation bestätigte diesen ersten Eindruck: ON2 brachte mit seiner modularen open-Source-Architektur, dem enormen Funktionsumfang und der hohen Anpassungsfähigkeit an unterschiedlichsten Organisations- und Wissensstrukturen alle technischen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung des geplanten Projektes mit. Dazu bietet ON2 die Einhaltung sämtlicher IT-Richtlinien und -Standards der Deutschen Bundesverwaltung, z.B. in den Bereichen Barrierefreiheit, Datenhaltung und IT-Sicherheit.

Als Bonus konnte das System zudem ohne den Einsatz von Lizenzgebühren vom BVA übernommen werden. Lediglich die Implementierung, Konfiguration und Layout-Anpassungen, die von SEITENBAU, dem Entwicklungspartner des BVA, durchgeführt wurden, mussten vom Land Berlin finanziert werden. Die extrem niedrigen Total-Cost of Ownership sowie der Ansatz des Crowd-Funding zur zielgerichteten Weiterentwicklung des Systems durch die Nutzergemeinschaft von ON2 war dann gewissermaßen das letzte Tüpfelchen auf dem i zur Entscheidung für ON2.

Umgehend nach der Evaluation und Entscheidung für ON2 wurde bei mehreren Workshops vor Ort in Berlin ein Konzept entwickelt, wie ein vernetztes Arbeiten über Behördengrenzen hinweg mit ON2 möglichst einfach und effektiv möglich wird. Gemeinsam mit zukünftigen Benutzern wie beispielsweise Vertretern der Bezirksämter, der Senatsverwaltungen und des zahnärztlicher Dienst wurde dabei auch der genaue Funktionsumfang des horizontalen Verwaltung-Portals definiert.

In dieser Phase des Projektes wurde zusätzlich Herr Hanuschke mit der operativen Umsetzung und Einführung der Systeme bei den Anwendern betraut. Unter dessen Leitung wurde dann umgehend das System aufgesetzt und die Funktionalitäten den Kundenwünschen entsprechend konfiguriert. Die Benutzer- und Rechteverwaltung wurde dabei so eingerichtet, dass keine Directories angebunden wurden, sondern die User direkt im Portal angelegt werden können.

Auch wurde aus naheliegenden Gründen kein Organigramm eingerichtet, sondern nur Team-Räume bereitgestellt. Die gesamte Systempflege erfolgt unbürokratisch und dezentral durch die Teamverantwortlichen. Das Portal unterstützt so effizientes Arbeiten durch schlanke Strukturen und einfache Admin-Mechanismen. So können beispielsweise auch externe Experten schnell und unkompliziert in die Fachnetzwerke aufgenommen werden.

Parallel dazu wurde (in einem quasi deckungsgleichen Gremium) die Blaupause für die vertikalen Wissensmanagement-Systeme innerhalb einzelner Behörden der Berliner Verwaltung erstellt. Auch hier flossen sowohl die Anforderungen von Bezirksämtern, als auch der Senatsverwaltungen gleichermaßen in den gemeinsamen Funktions- und Leistungsumfang ein.

Im Gegensatz zum horizontalen Fachnetzwerke-Portal verfügt die vertikal angelegte Blaupause über ein dynamisches Organigramm, die vollständigen Personalisierungsfunktionen von ON2 und die mehrdimensionale Verknüpfung von Aufgaben-, und Organisationsstruktur sowie Standorten und Mitarbeitern. Zusätzlich dazu bieten alle Portale über die geforderte Barrierefreiheit und Möglichkeit der mobilen Nutzung mit Smartphones und Tablets. Auch hier erfolgte zügige die Einrichtung und Konfiguration der drei ersten vertikalen Systeme.

Eine erste Hürde stellte dann das Hosting in der Berliner Landescloud dar, das durch das IT-Konsolidierungsgesetz des Landes Berlin verbindlich vorgeschrieben war. Nach anfänglichen Schwierigkeiten, die aus den völlig neuen Rahmenbedingungen in der neugeschaffenen Cloud resultierten, gelang es durch intensive und sehr kooperative Zusammenarbeit zwischen den anfordernden Behörden, dem ITDZ Berlin und SEITENBAU eine sehr performant und stabil funktionierende innovative Lösung in der Landescloud zu etablieren. Dabei wurde auch die Anbindung an die jeweiligen Directories der teilnehmenden Behörden und der Zugriff über ein sicheres SSO umgesetzt.

Sowohl das horizontale Portal , als auch die vertikalen Portale werden von den Benutzern aus den Fachnetzwerken sowie in den einzelnen Behörden sehr intensiv genutzt. Das Feedback fast aller Nutzer aus den Fachnetzwerken und teilnehmenden Behörden ist sehr positiv, und die Projektverantwortlichen zeigen sich mit dem Ergebnis mehr als zufrieden. Aktueller Projektstand ist der dass bereits mehrere weitere Behörden der Berliner Verwaltung sich für die Einrichtung eines (vertikalen) Wissensmanagement-Portals angemeldet haben und diese Projekte nun in die Planung gehen.

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Corinna Boos
Project Lead
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