ProSiebenSat.1 Media AG | Konzernweites Intranetportal
SEITENBAU realisierte das neue Mitarbeiterportal der ProSiebenSat.1 Media AG. Die konzernweite Informations- und Kommunikationsplattform unterstützt 6.000 Mitarbeiter in 13 Ländern bei der Arbeit, das gesamte Projekt wurde in einer Umsetzungszeit von lediglich 14 Wochen realisiert. Als technische Basis dient die Portalsoftware Intramo, als CMS wurde Imperia in das System integriert.
Vorrangiges Ziel des Projektes war der Aufbau einer personalisierten Informations- und Kommunikationsplattform, die ein unternehmensweites dialogorientiertes Wissensmanagement unterstützt und durch konsequenten Einsatz von Personalisierungs- und Web 2.0-Funktionalitäten allen Mitarbeitern des Konzerns bedarfsorientiert sämtliche relevanten Informationen aktuell und unkompliziert bereitstellt. Darüber hinaus schafft das neue Intranet Transparenz im Hinblick auf die Aktivitäten und die Strategie der ProSiebenSat.1 Media Group und fördert so die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen.
Startseite des neuen konzernweiten Mitarbeiterportals der ProSiebenSat.1 Media Group
Den anspruchsvollen Projektzielen, die mit der Einführung der neuen Plattform verfolgt wurden, entsprechend, wurde von SEITENBAU ein auf modernsten Portaltechnologien basierendes Intranet entwickelt. Um den Mitarbeitern ein umfassendes und gleichzeitig individuelles, bedarfsorientiertes Informationsangebot bereitzustellen, verfügt das System über umfassende Personalisierungsfunktionen, „Web 2.0“-Tools wie Wikis, Foren und RSS-Feeds, effiziente Such- und Recherchefunktionen, diverse Subsites und Subportale sowie zweisprachige Inhalte in Deutsch und Englisch.
Da eine weitere Kernfunktion des neuen Intranets die Unterstützung eines komfortablen Projektmanagements sein sollte, wurde zudem eine Administrationsfunktion integriert, mit der die einfache Erstellung von sog. Projektportalen möglich ist. Anhand dieser Projektportale können Projekte direkt im Portal online koordiniert und abgewickelt werden. Dazu kann jeder Mitarbeiter für sein aktuelles Projekt ein eigenes Projektportal bei der Intranetredaktion beantragen, dass diese in kürzester Zeit einfach per Mausklick einrichten kann. Die Projektportale werden dabei i.d.R. als geschützte Teamrooms angelegt und sind dadurch nur für die Mitglieder des Projektteams sichtbar. Die Kommunikation und Wissensteilung erfolgt hier u.a. über Foren, Wikis und direkt aus dem Portal aufrufbare E-Mail-Benachrichtigungen.
Innerhalb der Hauptnavigation orientiert sich der Aufbau des Portals an der Konzernstruktur und bildet dementsprechend konsequent die hierarchischen Ebenen der gesamten "Group“, der einzelnen „Firmen“ sowie die Projektebene unter dem Navigationspunkt „Projekte“ ab. Um auch optisch die geografische Verteilung der Media Group und ihrer Firmen auf einfache Weise erfahrbar zu machen wurden in den Bereichen „Standorte“ und „Firmen“ jeweils eine interaktive Europakarte integriert. Diese gewähren über die jeweiligen Länder Zugang zu den einzelnen geografischen Standorten und den dort ansässigen Firmen der ProSiebenSat.1 Media Group und führen so intuitiv zu den gewünschten Detailinformationen der entsprechenden Organisationseinheiten.
Zusätzlich zum organisationsbezogenen Informationszugang wurden über die Navigationspunkte „Arbeitswelt“, „Presse“, „Wissen“ und „Personal“ zusätzlich in der Hauptnavigation elementare Querschnittsthemen abgebildet, die alle Firmen und Standorte gleichermaßen betreffen. Im Zusammenspiel mit dem aufgeräumten modernen Layout im Corporate Design des Konzerns bietet der Portalaufbau so die gewünscht hohe Usability und intuitiv nachvollziehbare Navigationswege.
Research-Portal im Mitarbeiterportal der P7S1-Media AG - Hier können auf einfache Weise umfangreiche Informationen zu Quoten, Reichweiten, Branchen, Kunden, etc. recherchiert werden.
Als weitere Instrumente zur einfachen Auffindbarkeit der gewünschten Portalinhalte stellt das System den Usern effiziente Such- und Recherchemechanismen zur Verfügung: so wurden u.a. eine Volltextsuche über die gesamten Inhalte des Intranets sowie die „Telefonbuchsuche“, eine differenzierte Volltextsuche über alle Mitarbeiter und deren Personendaten, wie z.B. Standort, Firma, Abteilung, Funktion, usw., implementiert. Ein Glossar mit Schlagworten aus verschiedenen Kategorien unterstützt zudem thematisch motivierte Recherchen.
Zusätzlich dazu werden die Recherchezeiten durch die bedarfsorientierte Bereitstellung von Informationen über die vielfältigen Personalisierungsfunktionen des Systems verringert. Diese waren in Intramo bereits standardmäßig vorhanden und konnten daher mit minimalem Aufwand umgesetzt werden.
Dazu zählen u.a. Informationsagenten, wie die Abofunktion für einzelne Inhalte des Intranets sowie Benachrichtigungstools wie personalisierte Meldungen und persönliche Anmerkungen zu Portalinhalten mit „Post-It“ und „Send To A Friend“-Funktion. Nach dem Log-In über das Single-Sign-On des Portals erhält jeder Mitarbeiter über eine personalisierte Startseite direkten Zugang zum Subweb seiner Firma (z.B. SAT1) im jeweiligen CD konformen Layout. Hier werden ihm firmenspezifische Inhalten und Quicklinks sowie seinen persönlichen Meldungen angezeigt und er erhält dadurch bereits vorselektiert genau die Informationen und Inhalte bereitgestellt, die er für seine Tätigkeit benötigt.
Übersicht der deutschen Companies der P7S1-Media Group. Über die Incons gelangen die Mitarbeiter direkt auf die jeweiligen Subportale, die Auswahl der Länder erfolgt über eine interaktive Europakarte.
Als zusätzliche Intranetdienste wurden zudem Infoboxes mit externen Informationen zu den Themen Wetter und Aktienkurs sowie eine Nachrichtenübersicht von N24, eine „Boulevard-Box“ mit Videostream und ein Pressespiegel mit aktuellen Presseberichten über die ProSiebenSat.1 Media Group auf den Startseiten integriert. Diese Dienste wurden via XML über RSS Feeds in das Intranet eingebunden. Der Pressespiegel samt Teaser auf der Startseite wird redaktionell bearbeitet und ist über das integrierte CMS Imperia sehr einfach zu pflegen.
Mit der Integration von Imperia als Redaktionssystem für das gesamte Intranet inklusive aller Subportale, wird zudem eine Vereinheitlichung der internen Redaktionssysteme und daraus resultierende Kosteneinsparung erreicht. Das System war bereits bei Pro 7 zur Pflege des Internetauftrittes im Einsatz und wurde von SEITENBAU vollständig in das Portal integriert. So stehen den Redakteuren auch im Intranet sämtliche Flexmodule und alle sonstigen Editierfunktionen zur Verfügung. Die CMS-Funktionen können dabei direkt aus dem Portal heraus aufgerufen werden (Inplace Editing), die Redaktionsrechte werden bereits beim Log-In ins Portal überprüft, so dass nur den berechtigten Redakteuren die Editierfunktionalitäten angezeigt und bereitgestellt werden.
Imperia im Einsatz im Subportal von Sat.1 - Über Inplace Editing können die CMS-Masken direkt aus dem Portal heraus aufgerufen, die Inhalte an Ort und Stelle einfach editiert werden
Eine besondere Herausforderung, der sich alle Projektbeteiligten beim Aufbau des neuen Intranets gegenüber sahen, war der Umstand, dass noch während der Realisierungsphase die Übernahme der SBS Broadcasting Group durch die ProSiebenSat.1 Media AG erfolgte. Da nun eine Vielzahl weiterer Firmen und Sender mit ihren Mitarbeitern in das Intranet miteinbezogen werden mussten, wurde das Projekt bei bereits laufender Umsetzung deutlich komplexer und umfassender. Der Zeitplan sollte dadurch jedoch nicht in beeinflusst werden, da im Hinblick auf das kulturelle und informelle Zusammenwachsen der beiden Mediengruppen zu einem paneuropäischen Konzern, es für die Projektverantwortlichen bei ProSiebenSat.1 von großer Bedeutung war, das Intranet für alle Mitarbeiter sämtlicher Firmen schnellstmöglich bereitzustellen.
Aufgrund der modularen offenen Architektur von Intramo war die flexible Erweiterung der bereits erstellten Portalstruktur problemlos möglich. So mussten lediglich die neu hinzugekommenen Firmen im System angelegt und die Daten der Mitarbeiter importiert werden sowie die Layouts für die Subportale der neuhinzugekommenen Firmen zusätzlich erstellt werden.
