Bundesamt für Migration und Flüchtlinge | Aufbau des personalisierten Mitarbeiterportals "infoPORT"
SEITENBAU realisierte für das BAMF das personalisierte Mitarbeiterportal "infoPORT". Mit dem 2006 gelaunchten Portal optimiert das BAMF seine internen Kommuni-kationsprozesse und schaffte die technische Basis für ein effektives Wissens- und Informationsmanagement.
Im Mittelpunkt des Projekts „infoPORT“ stand die Einführung einer Software-Lösung, welche die aktuellen Anforderungen des BAMF an ein effektives Informations- und Wissensmanagement unterstützte. Der Ausschluss der „doppelten Beliebigkeit“ durch gezielt steuerbare personalisierte Kommunikationsprozesse wurde dabei im Kontext eines effektiven Managementprozesses als eines der konzeptionellen Hauptziele formuliert.
Die Anforderungen an das System umfassten dabei unter anderem die Integration effizienter Instrumente zur Suche und Recherche sowie zur Nachverfolgung der Informationen, die Bereitstellung von Feedback-Mechanismen wie z.B. Online-Umfragen sowie die Integration des bereits im Internetauftritt des BAMF eingesetzten „Government Site Builder“ als CMS-Komponente.
Bei der Auswahl der geeigneten Portal-Software fiel die Entscheidung für die Umsetzung des Projektes auf Basis des BVA OfficeNet 2.0 (ON2). Diese für das Bundesverwaltungsamt speziell auf den Behördeneinsatz hin entwickelte Portal-Lösung stellte mit seinen Modulen alle wichtigen Funktionen, die in der Planungsphase als Auswahlkriterien formuliert worden waren, bereit. Darüber hinaus bietet das System aufgrund der Portalarchitektur mit Cocoon als XML-Portalframework alle Möglichkeiten für die gewünschten kundenspezifischen Erweiterungen. Ebenso war die gewünschte Schnittstelle zum Government Site Builder in ON2 bereits vorhanden.
Erster Schritt bei der technischen Realisierung des infoPort war die vollständige Abbildung der Informationsstrukturen des BAMF im System. Die hierzu in der Konzeption entwickelte Matrixstruktur mit gleichzeitiger Zuordnung von Informationen zu Aufgaben und zu Organisationseinheiten konnte über die im OfficeNet vorkonfigurierten Strukturobjekte „Mitarbeiter“, „Organisationseinheiten“, „Aufgaben“ und „Dienstorte“ und ihrer (n:m-) Beziehungen zueinander, problemlos abgebildet werden.
Über die Einbeziehung der Dienstorte und der einzelnen Mitarbeiter wurden zudem weitere Zuordnungen implementiert. Die Darstellung der Organisationsstruktur erfolgt über ein dynamisches Organigramm des BAMF, über das sämtliche Aufgaben, Dienstorte und Mitarbeiter der jeweiligen Organisationseinheiten erschlossen werden können. Die Daten, die zur Abbildung der Organisationsstruktur und der Zugehörigkeit der Mitarbeiter zu Organisationseinheiten benötigt werden, stammen ebenso wie die Mitarbeiterbasisdaten aus dem bestehenden Mitarbeiterverzeichnis des BAMF (Microsoft ADS).
Startseite des Mitarbeiterportals infoPORT beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge
Als zentrales Instrument zur gezielten Steuerung von Informationen fungieren die vielfältigen in infoPort integrierten Personalisierungsfunktionalitäten. Nach erfolgter Authentifizierung über das Log-In des Portals erhalten die Mitarbeiter des BAMF auf ihrem Personal Desktop sämtliche für ihren Aufgabenbereich relevanten Inhalte wie z.B. CMS-Dokumente, Arbeitshilfen, Formulare und Vordrucke zur Verfügung gestellt. Zusätzlich haben sie die Möglichkeit über Portlets ihren Desktop individuell zu konfigurieren und sich für ihren speziellen Aufgabenbereich häufig benötigte Inhalte und Anwendungen anzeigen zu lassen.
Zur Steuerung aktueller Informationen werden die sogenannten persönliche Meldungen eingesetzt, die an frei wählbare Adressatenkreise versendet werden können. Diese Meldungen lassen sich auch als quittierpflichtige Pflichtmeldungen einsetzen. Zur weiteren Optimierung der individuellen Informationsbereitstellung besteht die Möglichkeit sämtliche Einzelseiten sowie ganze Bereiche des Portals zu abonnieren und sich automatisiert über dortige Änderungen informieren zu lassen. Die Einrichtung geschützte Bereiche, z.B. für Projektgruppen, rundet die Möglichkeiten der personalisierten Bereitstellung von Informationen und Wissen ab.
Da auch die einfache und gezielte Auffindbarkeit von Inhalten ein sehr wichtiges Instrument des Informationsmanagement darstellt, wurden die Recherchefunktionalitäten die ON2 standardmäßig bereitstellt, vollständig in den infoPORT des BAMF übernommen. So unterstützen nun eine Volltextsuche, diverse dezentrale Suchmasken sowie zentrale Verzeichnisse die Mitarbeiter des BAMF bei der Suche nach Informationen. Als weitere Recherchefunktionen stellt das System einen Index, ein Glossar, der durch die Strukturobjekte gegebene mehrdimensionale Informationszugang sowie eine Sitemap zur Verfügung.
Darüber hinaus wurden der Konzeption entsprechend mehrere Feedbackfunktionen in infoPORT integriert. Mit dem in ON2 standardmäßig vorhandenen Umfragetool können nun im BAMF auf einfache Weise Online-Umfragen gestaltet, verschickt und automatisiert ausgewertet werden. Über Fachforen, Anmerkungen, eine "Send a friend"- Funktion“ sowie eine Post-it-Funktion, mit der die Mitarbeiter fachliche Anmerkungen an CMS-Dokumente anbringen können, sind in infoPort weitere Instrumente zur effektiven Wissensteilung innerhalb des BAMF verfügbar.
Archivierung von Dokumenten beim infoPORT des BAMF
Zusätzlich zu den umfassenden Funktionalitäten des ON2 wurden im Rahmen des Projektes auch einige kundenspezifische Erweiterungen für das BAMF entwickelt: So wurde unter anderem eine Anwendung zur Auswertung der Pflichtmeldungen erstellt, mit der die Redakteure überprüfen können, wer die aufgeschlagenen Pflichtmeldungen bereits als gelesen quittiert hat.
Neu implementiert wurde auch eine Funktion, welche die Autoren der CMS-Dokumente über Anmerkungen an diesen Dokumenten automatisch benachrichtigt. Eine weitere neue Funktionalität sind Zugriffsstatistiken zur Auswertung des Nutzerverhaltens innerhalb des infoPORT. Und schließlich wurde eine Importfunktion zur automatisierten Übernahme von Personaldaten aus dem beim BAMF eingesetzten EPOS-System in das Mitarbeiterprofil im infoPORT realisiert.
