Bundesverwaltungsamt | Entwicklung der zentralen Ideendatenbank "ID Bund" für die deutsche Bundesverwaltung
SEITENBAU hat im Auftrag des Bundesverwaltungsamtes ein Extranetsystem für die deutsche Bundesverwaltung realisiert. Die webbasierte Datenbankanwendung unterstützt die Harmonisierung des Vorschlagswesens der deutschen Bundesverwaltung. SEITENBAU hatte bereits das dem System zugrunde liegende Fachkonzept entwickelt.
Da das Vorschlagswesen innerhalb der deutschen Bundesverwaltung bis vor kurzem vor allem auf Behördenebene beschränkt war, sollte ein System entwickelt werden, mit dessen Hilfe sämtliche Verbesserungsvorschläge zentral erfasst und für einen möglichst großen Kreis an Bundesbehörden recherchierbar gemacht werden. Auf diese Weise wird einerseits vermieden, dass identische Verbesserungsvorschläge mehrfach eingereicht werden, andererseits können sämtliche eingereichten Vorschläge nun durch alle Bundesbehörden genutzt und umgesetzt werden. Folge sind Harmonisierung der Vorschläge auf Bundesebene und eine deutlich erhöhte Effizienz bei der Verbreitung, Recherche und Einsatz neuer Ideen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe in Bundesbehörden.
Die in den verschiedenen Behörden des Geschäftsbereiches des BMI eingereichten Verbesserungsvorschläge werden nun über die Netzwerke des IVBB (Informationsverbund Bonn Berlin) sowie des IVBV (Informationsverbund der Bundesverwaltung) zugänglich gemacht. Mittelfristiges Ziel ist es, eine Ideen-Datenbank aufzubauen, in der die Verbesserungsvorschläge möglichst vieler Bundesbehörden auch über den Geschäftsbereich des BMI hinaus recherchierbar sind. Da in etlichen Behörden bereits verschiedene Systeme zur Erfassung und Verwaltung von Verbesserungsvorschlägen in Betrieb sind, ist der Import von Daten aus diesen Systemen eine grundlegende Funktionalität des neuen Systems. Zusätzlich zum XML-gestützen Import der Daten ist auch eine direkte Eingabe der Vorschläge in das System möglich.
Übersicht über die im System eingegangenen Vorschläge. Die Anzeige der Vorschläge kann nach unterschiedlichen Kriterien kategorisiert dargestellt werden
Die Eingabe und Recherche von Vorschlägen erfolgt direkt über die Anwendung, die mit einem Standard Webbrowser bedient werden kann. Die Entscheidung für eine rein webbasierte Anwendung macht vor allem aufgrund des großen potentiellen und noch nicht exakt überschaubaren Nutzerkreises Sinn, da die Installation von Software auf allen möglichen Clients mit unübersehbarem Mehraufwand verbunden wäre. Ebenso kann so der beträchtliche Aufwand bei Weiterentwicklungen des Systems und Updates auf ein Minimum beschränkt werden. Weiteres enormes Einsparungspotential wurde durch den Einsatz von Open Source Software genutzt (das System beruht auf einer LAMP-Architektur mit den Komponenten Linux, Apache, MYSQL, PHP).
Um die Recherche möglichst einfach und effektiv zu gestalten, können die Vorschläge nach verschiedenen Kriterien (Filter) durchsucht uns sortiert werden. So lässt sich die Datenbank beispielsweise nach Datum, Behörde oder Namen durchsuchen. Selbstverständlich steht zur Recherche ergänzend auch eine Volltextsuche zur Verfügung. Zur weiterführenden Anfrage wird zu jedem Vorschlag ein Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer genannt, die Vorschläge sind dazu mit einem E-Mail-Kontaktformular hinterlegt. Wenn ein Nutzer dieses Formular ausfüllt und abschickt, wir die Nachricht automatisch an die E-Mail-Adresse des jeweiligen Ansprechpartners geschickt
Die Eingabe von Vorschlägen erfolgt entweder in den gewohnten behördeninternen Vorschlagssystemen oder direkt in der neugeschaffenen Anwendung. Um die Vorschläge aus den behördeninternen Anwendungen in die zentrale Ideendatenbank zu exportieren wird XML als Austauschformat eingesetzt. Die direkte Eingabe der Vorschläge erfolgt über sehr einfach zu handhabende von SEITENBAU entwickelte Eingabemasken, zusätzlich zu den eigentlichen Vorschlagsdokumenten können ergänzende Informationen im PDF-Format angehängt werden.
