Deutsche Bundesregierung | Kabinett Informations Server [KIS]
Bereits im Jahr 2000 erstellte SEITENBAU im Auftrag der Bundesregierung [Bundeskanzleramt] ein Extranet-System zur Verwaltung und Archivierung von Kabinettvorlagen der Bundesregierung (KIS). Im Jahre 2002 erfolgte der Ausbau des Systems und die Anpassung an die speziellen Anforderungen der neuen Legislaturperiode.
Ziel des KIS-Projektes war es, durch die Einführung eines webbasierten IT-Systems, das die Strukturierung und die Verwaltung großer Mengen von Dokumenten übernimmt, eine Verkürzung der Informationswege und eine maßgebliche Entlastung der an der Erstellung von Kabinettsvorlagen beteiligten Stellen zu erreichen. Um die dezentrale Bearbeitung (Erstellen, Editieren) der verschiedenen Dokumente durch die jeweils zuständigen Stellen zu ermöglichen mussten dazu auch Funktionalitäten im Sinne eines Content Management Systems integriert werden.
Die hierzu im Fachkonzept von Gora, Hecken und Partner (heute: C_sar) formulierten Anforderungen an das Gesamtsystem waren die zentrale Bereitstellung und Archivierung (inklusive der Langzeitarchivierung über die verschiedenen Legislaturperioden hinweg) aller Dokumente, die automatisierte Verteilung der Dokumente sowie die Möglichkeit des dezentralen Zugriffs auf die Dokumente über Webseiten und Hyperlinks. Weiterhin sollte das System die reibungslose Integration der Daten einer Vorhabendatenbank und die Erstellung anpassbarer Webseiten als Zugriffs- und Rechercheschnittstelle unterstützen.
Um die schnelle Auffindbarkeit der unterschiedlichen Dokumente zu gewährleisten musste zudem die Integration umfassender dezentraler Recherchemöglichkeiten realisiert werden. Weitere Anforderungen an das System waren: Einrichtung einer zentralen Benutzer- und Rechteverwaltung, automatische E-Mail-Benachrichtigungen (z.B. Einladungen zu den Kabinettsitzungen) sowie diverse Workflow-Funktionalitäten.
Eingabemaske des Kabinett Informations Servers der Bundesregierung - hier werden neue Kabinettvorlagen eingegeben und den den Empfängern zugänglich gemacht
SEITENBAU realisierte die E-Government-Anwendung „Kabinett-Informations-Server“ anhand des von Gora, Hecken und Partner erarbeiteten Fachkonzeptes auf Basis einer LAMP-Architektur (Linux, Apache, MySQL, PHP). Mit KIS können nun im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung von Kabinettsitzungen sämtliche erforderlichen Dokumente und Mitteilungen über eine gemeinsame Plattform verteilt, bearbeitet und recherchiert werden.
Zunächst wurden entsprechend der vier möglichen Dokumententypen (Kabinettvorlagen, Kabinettzeitplanung, Einladung zu Kabinettsitzung sowie Protokolle zu vorbereitenden Sitzungen der beamteten Staatssekretäre) Eingabemasken erstellt und in die Benutzeroberfläche von KIS integriert. Diese Oberfläche kann in den einzelnen Ressorts sowie den Kabinett- und Parlamentreferaten der Bundesministerien und des Bundeskanzleramtes (Nutzern) von den jeweiligen Anwendern den Ressorts und Referaten im Extranet des Informationsverbundes Berlin-Bonn (IVBB) über einen Webbrowser aufgerufen werden.
Zunächst wurden entsprechend der vier möglichen Dokumententypen (Kabinettvorlagen, Kabinettzeitplanung, Einladung zu Kabinettsitzung sowie Protokolle zu vorbereitenden Sitzungen der beamteten Staatssekretäre) Eingabemasken erstellt und in die Benutzeroberfläche von KIS integriert. Diese Oberfläche kann in den einzelnen Ressorts sowie den Kabinett- und Parlamentreferaten der Bundesministerien und des Bundeskanzleramtes (Nutzern) von den jeweiligen Anwendern den Ressorts und Referaten im Extranet des Informationsverbundes Berlin-Bonn (IVBB) über einen Webbrowser aufgerufen werden.
Versand von Benachrichtigungen hinsichtlich neuer oder geänderter Dokumente via E-Mail.
Über die Masken ist es auf einfache Weise möglich Dokumente in Form von PDF-Dateien in das System einzustellen und mit der Eingabe von ergänzenden Rahmendaten zu versehen. Die so in das System eingepflegten Dokumente können nun von den hierzu berechtigten Anwendern in KIS eingesehen, bearbeitet und recherchiert werden. Gleichzeitig werden die für das weitere Verfahren relevanten Nutzer und Anwender in den beteiligten Stellen über einen von SEITENBAU in das System integrierten E-Mail-Verteiler automatisiert benachrichtigt. Je nachdem, ob es sich bei dem eingestellten Dokument um eine Kabinettvorlage, die Kabinettzeitplanung, eine Einladung zur nächsten Kabinettsitzung oder ein Protokoll zu einer vorbereitenden Sitzung handelt, können nun verschiedene Dokumenten spezifische Bearbeitungsvorgänge, wie z.B. die Aktualisierung und Archivierung von Vorlagen, durchgeführt werden.
Nach der Erstellung des abschließenden Beschlusstextes hinsichtlich einer Vorlage erfolgt zunächst die Archivierung, nach welcher die Dokumente nicht weiter bearbeitet werden. Am Ende einer Legislaturperiode können dann die vorhandenen Dokumente in die sog. Langzeitarchivierung aufgenommen werden, wobei die Dokumente vom Server entfernt und auf Datenträger überspielt werden. Die gesamte Benutzer-, Rechte- und Mail-Verwaltung erfolgt zentral über eine in KIS integrierte Administrationsoberfläche Dabei können sämtliche Rechte in Bezug auf Nutzer, Anwender, Dokumententyp und Bearbeitungsvorgang individuell (granular) vergeben werden.
Nach der Erstellung des abschließenden Beschlusstextes hinsichtlich einer Vorlage erfolgt zunächst die Archivierung, nach welcher die Dokumente nicht weiter bearbeitet werden. Am Ende einer Legislaturperiode können dann die vorhandenen Dokumente in die sog. Langzeitarchivierung aufgenommen werden, wobei die Dokumente vom Server entfernt und auf Datenträger überspielt werden. Die gesamte Benutzer-, Rechte- und Mail-Verwaltung erfolgt zentral über eine in KIS integrierte Administrationsoberfläche Dabei können sämtliche Rechte in Bezug auf Nutzer, Anwender, Dokumententyp und Bearbeitungsvorgang individuell (granular) vergeben werden.
