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OTR – Die Online Termin Reservierung von SEITENBAU

Das ist Bürgerservice 2.0 – Online-Reservierung von Terminen in Bürgerämtern und anderen kommunalen Stellen einfach und direkt auf Ihrer Website. Testen Sie die Online Terminreservierung an unserem Demosystem. Demozugang einfach hier per E-Mail anfordern.

Internetbasierte Reservierung und Verwaltung von Terminen

Die von SEITENBAU entwickelte E-Government-Anwendung „Online Termin Reservierung (OTR)“ optimiert das kommunale Serviceangebot und nutzt für Bürger und Verwaltung die Vorteile von internetbasiertem Terminmanagement. Die Anwendung ermöglicht es den Bürgern (Kunden) via Internet bei allen an das OTR angeschlossenen Ämtern einfach und komfortabel über eine intelligente Kalenderansicht Termine zu buchen. Die Termine werden im Backoffice verwaltet und können dort von den kommunalen Sachbearbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Telefonisch vereinbarte Termine können sehr einfach manuell im System eingetragen werden.

OTR 2.0 Handbuch Demosystem

OTR eignet sich darüber hinaus auch sehr gut für den Einsatz in Universitäten, Krankenhäusern, größere Arztpraxen, Versicherungen und Banken. Im Prinzip ist der Einsatz überall dort sinnvoll und möglich, wo auf effiziente Weise Termine mit Kunden vereinbart und über ein Back-Office verwaltet werden (sollen).

OTR wurde gemeinsam mit der Stadt Bonn konzipiert und ist dort bereits seit 2008 erfolgreich im Einsatz. Weitere Kommunen, die OTR einsetzen sind u.a. Augsburg, Mannhein, Hildesheim, Karlsruhe und Siegburg.

Automatische Terminberechnung, manuelle Termineingabe durch Sachbearbeiter, Anlegen und Verwalten von Dienststellen, Schaltern, etc.

Dabei berechnet OTR u.a. die voraussichtliche Bearbeitungszeit (anhand frei hinterlegbarer Bearbeitungszeit-Regeln) und bietet nur dann Termine an, wenn der dafür vorgesehene Zeitrahmen ausreicht. Zusätzlich dazu erhält der Bürger automatisch die Information, welche Unterlagen etc. für die von ihm ausgewählte kommunale Dienstleistung notwendig sind. Neben der Online-Reservierung können dabei auch telefonisch vereinbarte Termine von den Sachbearbeitern der jeweiligen Ämter in OTR eingetragen und dort verwaltet werden.

OTR ermöglicht den Administratoren zudem das einfache Anlegen weiterer Dienststellen im System. Dabei können alle notwendigen Parameter wie z.B. Schalter, Öffnungszeiten, Feiertage, Bestätigungs-E-Mails usw. selbständig konfiguriert werden. Somit kann die gesamte Anpassung und Pflege des Systems intern erfolgen. Die Rechtevergabe erfolgt über Rollen (z.B. „Dienststellenadministrator“), die kundenspezifisch definiert werden können. Nach dem Log-In-Vorgang erhält so jeder Mitarbeiter genau die Funktionen, die seinem Rechteprofil entsprechen.

• Einfaches Anlegen und Bearbeiten von Dienststellen durch die Systemadministratoren
• Im Bereich „Dienststellen“ stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
  Anlegen und Verwalten neuer Dienststellen
• Anlegen und Verwalten der Dienststellendaten (Adresse, Telefonnummer, usw.)
• Anlegen und Verwalten der Öffnungszeiten der Dienststelle
• Anlegen und Verwalten der Dienstleistungen der Dienststelle
• Anlegen und Verwalten der Schalter der Dienststelle (inkl. Schalterzeiten)

Dynamische Templates für E-Mail-Texte und Kundenansicht der Anwendung sowie CSS-Anpassung für unterschiedliche Dienstellen

Zur dienststellenspezifischen Außendarstellung und Kommunikation stehen dynamische Templates zur Verfügung mit deren Hilfe sämtliche Texte für E-Mail-Benachrichtigungen und die Kundendialoge der Eingabemasken eingerichtet und gepflegt werden. Dabei stehen auch dynamische Bausteine zur Verfügung, so dass beispielsweise jeder Kunde in den automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen mit seinem Namen angesprochen wird. Über das CSS-Template lassen sich sogar für jede Dienstelle Modifikationen am Grundlayout vornehmen.

Einfaches Anlegen und Verwalten von Terminen

Zum manuellen Anlegen telefonisch vereinbarter Termine sowie zur Verwaltung aller im System eingetragenen Termine stehen folgende Funktionen bereit:

• Anlegen und Verwalten der Kundendaten
• Anlegen und Verwalten der Dienstleistungen (inkl. automatischer Berechnung der voraussichtlichen Termindauer)
• Anlegen und Verwalten der Termine über die Kalenderansicht
• Zusammenfassung der Termine inkl. E-Mail-Benachrichtigung des Kunden
• Anlegen und Verwalten von Feiertagen

Zusätzlich zu den dienststellenspezifischen Öffnungszeiten können im System Feiertage angelegt und verwaltet werden, die für alle Dienststellen gelten und dort automatisch in den Kalenderansichten berücksichtigt werden. Die zentrale Pflege der Feiertage verringert den Administrationsaufwand und erleichtert die Arbeit der Dienststellenadministratoren.

Einfaches Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen

Mit der aktuellen Version 2.0 ist es mit OTR auch möglich Veranstaltungen anzulegen und zur Buchung für Kunden freizugeben. Sie können mit OTR beliebige Veranstaltungen mit sämtlichen Details (Titel, Ort, Datum, Dauer, maximale Teilnehmeranzahl etc.) und veranstaltungsspezifischen Anmeldeformularen anlegen und diese mitsamt den getätigten Buchungen ebenso einfach und unkompliziert wie die anderen Termine verwalten.

Neben einmaligen Veranstaltungen können zudem sich wiederholende Veranstaltungen (wie z.B. Fortbildungskurse, etc.) angelegt und verwaltet werden. So können, u.a. bei solchen Veranstaltungsreihen mit wiederkehrenden Terminen, nicht stattfindende Termine einfach bereinigt werden (z.B. in Ferien etc.). Sollten die Termine nicht alle zur selben Uhrzeit stattfinden, so lässt sich ebenfalls jeder Termin dieser Liste nochmals einzeln anpassen.

Einfaches Anlegen und Verwalten von Benutzern

Zum Anlegen und Verwalten der internen Benutzer stehen im System folgende Funktionen zur Verfügung:

• Anlegen von neuen Benutzern mit Name, Rollenvergabe und erweiterten Benutzerdaten
• Verwalten der bereits angelegten Benutzer und  aller zuordneten Daten und Rolle(n)
• Kundensicht zur Terminvereinbarung und Terminänderung

Die Dialoge zur Online-Vereinbarung und –Änderung von Terminen sind bereits im System angelegt und können je nach Anforderung unterschiedlich konfiguriert werden. Grundsätzlich stehen folgende Funktionen bereit:
Abfrage der Kundendaten

• Auswahl der Dienstleistungen der jeweiligen Dienststelle
• Terminreservierung über Kalenderansicht
• Vergabe einer individuellen Reservierungsnummer (Buchungscode)
• Terminbestätigung inkl. zusätzlicher E-Mail-Benachrichtigung

Schnittstellen zu Aufrufsystemen

OTR verfügt standardmäßig über eine Schnittstelle zur weitverbreiteten Personenaufrufanlage NetCallUp. Der integrierte Betrieb von OTR mit NetCallUp ist in der Praxis erprobt und seit einiger Zeit bei den Bürgerämtern der Stadt Bonn im Einsatz. Die individuelle Entwicklung zu anderen Aufrufsystem ist problemlos möglich, der genaue Aufwand muss im Einzelfall geprüft werden.

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