Online Termin Reservierung
Bürgerservice 2.0 - Online-Reservierung von Terminen in Bürgerämtern und anderen kommunalen Stellen einfach und direkt auf Ihrer Website
Die von SEITENBAU entwickelte E-Government-Anwendung „Online Termin Reservierung (OTR)“ optimiert das kommunale Serviceangebots und bringt eine Menge Vorteile für Bürger und Verwaltung.
Die Anwendung ermöglicht es den Bürgern (Kunden) via Internet bei allen an das OTR angeschlossenen Ämtern einfach und komfortabel über eine intelligente Kalenderansicht Termine zu vereinbaren. Die Termine werden im Backoffice verwaltet und können dort von den kommunalen Sachbearbeitern eingesehen und bearbeitet werden. Telefonisch vereinbarte Termine können sehr einfach manuell im System eingetragen werden.
OTR eignet sich darüber hinaus auch beispielsweise für Versicherungen und Banken. Im Prinzip ist der Einsatz überall dort möglich, wo Termine mit Kunden vereinbart werden und über ein Back-Office verwaltet werden (sollen). OTR wurde gemeinsam mit der Stadt Bonn konzipiert und ist dort seit 06/2008 erfolgreich im Einsatz.
Reservieren eines Termins über die Kalenderansicht der Online Termin Reservierung
Automatische Terminberechnung, manuelle Termineingabe durch Sachbearbeiter, Anlegen und Verwalten von Dienststellen, Schaltern, etc.
Dabei berechnet OTR u.a. die voraussichtliche Bearbeitungszeit (anhand frei hinterlegbarer Bearbeitungszeit-Regeln) und bietet nur dann Termine an, wenn der dafür vorgesehene Zeitrahmen ausreicht. Zusätzlich dazu erhält der Bürger automatisch die Information, welche Unterlagen etc. für die von ihm ausgewählte kommunale Dienstleistung notwendig sind. Neben der Online-Reservierung können dabei auch telefonisch vereinbarte Termine von den Sachbearbeitern der jeweiligen Ämter in OTR eingetragen und dort verwaltet werden.
OTR ermöglicht den Administratoren zudem das einfache Anlegen weiterer Dienststellen im System. Dabei können alle notwendigen Parameter wie z.B. Schalter, Öffnungszeiten, Feiertage, Bestätigungs-E-Mails usw. selbständig konfiguriert werden. Somit kann die gesamte Anpassung und Pflege des Systems intern erfolgen. Die Rechtevergabe erfolgt über Rollen (z.B. „Dienststellenadministrator“), die kundenspezifisch definiert werden können. Nach dem Log-In-Vorgang erhält so jeder Mitarbeiter genau die Funktionen, die seinem Rechteprofil entsprechen.
Anlegen einer neuen Dienstestelle (hier: Stammdatendaten der Dienststelle)
Einfaches Anlegen und Bearbeiten von Dienstellen durch die Systemadministratoren
Im Bereich „Dienstellen“ stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Anlegen und Verwalten neuer Dienststellen
- Anlegen und Verwalten der Dienststellendaten (Adresse, Telefonnummer, usw.)
- Anlegen und Verwalten der Öffnungszeiten der Dienststelle
- Anlegen und Verwalten der Dienstleistungen der Dienststelle
- Anlegen und Verwalten der Schalter der Dienststelle (inkl. Schalterzeiten)
Dynamische Templates für E-Mail-Texte und Kundenansicht der Anwendung sowie CSS-Anpassung für unterschiedliche Dienstellen
Zur dienststellenspezifischen Außendarstellung und Kommunikation stehen dynamische Templates zur Verfügung mit deren Hilfe sämtliche Texte für E-Mail-Benachrichtigungen und die Kundendialoge der Eingabemasken eingerichtet und gepflegt werden. Dabei stehen auch dynamische Bausteine zur Verfügung, so dass beispielsweise jeder Kunde in den automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen mit seinem Namen angesprochen wird. Über das CSS-Template lassen sich sogar für jede Dienstelle Modifikationen am Grundlayout vornehmen.
Bearbeiten der Öffnungszeiten einer Dienststelle
Anlegen und Verwalten von Terminen
Zum manuellen Anlegen telefonisch vereinbarter Termine sowie zur Verwaltung aller im System eingetragenen Termine stehen folgende Funktionen bereit:
- Anlegen und Verwalten der Kundendaten
- Anlegen und Verwalten der Dienstleistungen (inkl. automatischer Berechnung der voraussichtlichen Termindauer)
- Anlegen und Verwalten der Termine über die Kalenderansicht
- Zusammenfassung der Termine inkl. E-Mail-Benachrichtigung des Kunden
Anlegen und Verwalten von Feiertagen
Zusätzlich zu den dienststellenspezifischen Öffnungszeiten können im System Feiertage angelegt und verwaltet werden, die für alle Dienststellen gelten und dort automatisch in den Kalenderansichten berücksichtigt werden. Die zentrale Pflege der Feiertage verringert den Administrationsaufwand und erleichtert die Arbeit der Dienststellenadministratoren.
Anlegen und Verwalten von Benutzern
Zum Anlegen und Verwalten der internen Benutzer stehen im System folgende funktionen zur Verfügung:
- Anlegen von neuen Benutzern mit Name, Rollenvergabe und erweiterten Benutzerdaten
- Verwalten der bereits angelegten Benutzer und aller zuordneten Daten und Rolle(n)
Kundensicht zur Terminvereinbarung und Terminänderung
Die Dialoge zur Online-Vereinbarung und –Änderung von Terminen sind bereits im System angelegt und können je nach Anforderung unterschiedlich konfiguriert werden. Grundsätzlich stehen folgende Funktionen bereit:
- Abfrage der Kundendaten
- Auswahl der Dienstleistungen der jeweiligen Dienststelle
- Terminreservierung über Kalenderansicht
- Vergabe einer individuellen Reservierungsnummer (Buchungscode)
- Terminbestätigung inkl. zusätzlicher E-Mail-Benachrichtigung
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